Termine diplomatisch absagen

„Wir bedauern, Ihnen den Termin am … absagen zu müssen.“ So und so ähnlich klingen Terminabsagen heute leider immer noch, obwohl solche Formulierungen aus dem vorletzten Jahrhundert zu stammen scheinen. Wenn auch Sie sich für Ihre Absagen modernere Formulierungen wünschen, dann ist dieser Beitrag genau das Richtige für Sie.

Wie Sie die Termine Ihres Chef gekonnt absagen, ohne Geschäftspartner oder Kunden zu verärgern

Einen Termin für den Chef abzusagen, ist gar nicht so einfach. Die Gründe für die Absage sind sehr unterschiedlich: Einmal ist wirklich etwas Unvorhergesehenes dazwischengekommen, einmal fällt dem Chef kurzfristig ein, dass er einfach keine Lust hat. In jedem Fall sind Sie es, die die Absage formulieren muss.

Da Terminplanung ohnehin sehr zeitintensiv ist, sollten Sie nicht unnötig Zeit mit dem Verfassen von höflichen und passenden Absagebriefen verbringen. Unsere Musterbriefe enthalten Formulierungen für die unterschiedlichsten Gelegenheiten.

Vorsicht bei der Nennung des Grundes

Nennen Sie nur dann einen konkreten Grund für Ihre Absage, wenn es sich um einen wirklich triftigen Grund handelt, dessen Wichtigkeit der Empfänger nachvollziehen kann. Denn er wird sich zwangsläufig darüber Gedanken machen, ob die Absage wirklich nötig war, und sich fragen, ob Ihr Termin wirklich wichtiger ist als seiner. Hält er Ihre Absage für unangemessen, sprich: den eigenen Termin für wichtiger, wird Ihr Brief einen schalen Nachgeschmack hinterlassen.

Wenn Sie den konkreten Grund nicht nennen möchten

Sollte der Grund für die Absage Unlust sein oder dass der andere Termin nicht wirklich wichtiger ist, sondern nur mehr Spaß macht, ist Ihr Feingefühl gefragt.

Das  Profi-Handbuch Kommunikation: E-Mails und Briefe empfiehlt folgende Formulierungen, mit denen Sie keinen konkreten Grund nennen müssen:

• Mein Terminkalender macht mir an diesem Tag einen Strich durch die Rechnung.
• Ich bin an diesem Tag Opfer meines Terminkalenders.
• Ausgerechnet an diesem Tag habe ich einen Termin, der sich nicht verschieben lässt.
• Mein Terminkalender zwingt mich, an diesem Tag einen anderen, leider nicht verschiebbaren Termin wahrzunehmen.
• Ein seit längerer Zeit feststehender Termin zwingt mich zur Absage/macht mir einen Strich durch die Rechnung.

Mehr dazu im „Profi-Handbuch Kommunikation: E-Mails und Briefe “.

Beispielhafter Absagebrief: