MS Office

Microsoft Office ist heute in vielen Büros Teil der Grundausstattung. Wir alle nutzen täglich Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Doch diese Programme sind so vielfältig, dass man viele der Funktionen gar nicht kennt.

Das Profi-Handbuch Kommunikation: E-Mails und Briefe befasst sich in den Rubriken "Der aktuelle Word-Tipp" und "Der aktuelle EDV-Tipp" mit diesen Funktionen. Mithilfe von konkreten Beispielen, werden Funktionen beschrieben, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. So sparen Sie Mühe und Frust und haben mehr Zeit für andere Aufgaben.

Diese besten Tipps zu MS Word, Excel, PowerPoint und Outlook

Mit dem Regel-Assistenten verwalten Sie Ihre E-Mails in Outlook zeitsparend und effektiv

Sie erhalten häufig Angebote für Produkte oder Dienstleistungen und müssen um diese zu bearbeiten stets ihren gesamten Posteingang durchforsten? Für dieses Problem gibt es eine einfache Lösung: Sie erstellen eine Regel in Ihrem Outlook-Posteingang, damit E-Mails, die als Anhang einen Produktflyer enthalten, statt im Posteingang im Ordner „Angebote“ abgelegt werden. So müssen Sie nicht lange suchen und kommen schneller zum Ziel. Mit der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie mit wenigen Mausklicks Regeln für Ihre E-Mails erstellen.

So wählen Sie eine Regel aus:

• Klicken Sie dann auf NEUE REGEL.
• Scrollen Sie in der Maske ganz nach unten. Dort haben Sie die Möglichkeit, Outlook-Vorlagen für Ihre Regel auszuwählen oder eine eigene Regelvorlage zu erstellen.

Das Profi-Handbuch Kommunikation empfiehlt: Legen Sie eine eigene Regelvorlage fest.

• Entscheiden Sie sich, ob Sie eine Regel erstellen wollen, die sich auf das Senden beziehungsweise Empfangen von E-Mails bezieht. In unserem Beispiel bezieht sie sich auf das Empfangen.

Legen Sie eine Bedingung für die Regel fest

• Klicken Sie auf WEITER und wählen Sie durch Anklicken in der Maske SCHRITT 1 BEDINGUNGEN AUSWÄHLEN die Bedingung aus, die Sie für die Regel festlegen wollen.
• Nun konkretisieren Sie in SCHRITT 2 REGELBESCHREIBUNG BEARBEITEN Ihre Regelbedingung. Dazu klicken Sie auf die blau unterstrichenen Wörter.
• Tragen Sie in der nächsten Maske Ihre konkreten Regelbedingungen ein und klicken Sie auf WEITER.

So bestimmen Sie die Aktion für die Regel

• In der nächsten Maske SCHRITT 1 AKTION AUSWÄHLEN legen Sie fest, was mit der E-Mail aufgrund der festgelegten Bedingung passieren soll.
• Wählen Sie aus der Liste die für Sie passende Option.
• Dafür klicken Sie nach SCHRITT 2 REGEL BEARBEITEN auf die blau unterstrichenen Wörter, um die Aktion konkret zu definieren.
• Durch Anklicken der Schaltfläche FERTIGSTELLEN ist die Regel angelegt.